Snel en helder schrijven in de ggz

Joanne van Rossum over het boek ’Verslagleggen in de ggz’

Je herkent het vast uit de praktijk. Een intakegesprek dat niet verloopt volgens het lijstje en alle kanten opgaat. Je cliënt begint te vertellen over zijn slapeloze nachten, vervolgens over zijn vastgelopen relatie om kort daarna te vertellen over zijn wens om ander werk te zoeken. Aan het einde vertelt hij je nog dat hij vanwege zijn angstklachten niet meer naar buiten durft. Nu moet je vervolgens het intakeverslag schrijven. Wat noteer je wel en niet?

De auteurs

Precies hierover gaat het boek Verslagleggen in de ggz van Nicole Baars en Eline Janssen dat begin dit jaar uitkwam. Een boek dat is geschreven voor professionals in de ggz die een goed en leesbaar verslag willen schrijven in zo min mogelijk tijd. Nicole Baars (1968) is neerlandicus en ontwikkelde formats en leertrajecten voor vele ggz- en zorgorganisaties. Met bijna 30 jaar werkervaring heeft ze een schatkist aan creatieve en originele werkvormen ontwikkeld waarmee ze mensen helpt om tot de kern van een goede tekst te komen. Eline Janssen (1966) traint en coacht al ruim 30 jaar mensen in (ggz)organisaties over verslaglegging en teksten. Vanuit de weerbarstige schrijfpraktijk die hulpverleners in de ggz kunnen ervaren, bieden zij handvaten om met minder tijd effectiever te schrijven.

Voor ggz professionals met weinig tijd

In het boek richten de schrijvers zich op de brede praktijk van ggz verslaglegging. Dit varieert van intakeverslagen en verwijsbrieven tot gespreksverslagen en e-mails. Een belangrijke vereiste bij deze verslagen is dat deze moeten voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en tegelijkertijd objectief, helder en beknopt geschreven zijn.
In de praktijk vinden veel hulpverleners, inclusief ikzelf, het vaak een grote worsteling om een helder en leesbaar verslag te schrijven, dat ook nog eens voldoet aan alle AVG-regels. Niet alleen hebben ggz professionals te maken met allerlei wet- en regelgeving en digitale systemen, maar ook met een hoge werkdruk. In het boek is terug te lezen dat Nicole Baars en Eline Janssen goed op de hoogte zijn van deze knelpunten.

Zo schrijven ze: “Stel, je bent bezig met een brief aan de gemeente of het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). Een belangrijke brief, want je wilt iets gedaan krijgen voor een cliënt. Je worstelt: hoe begin je de brief? Je denkt: ‘Nee, dit is niks. Laat ik de zin opnieuw formuleren.’ Je maakt royaal gebruik van de deleteknop. Na een kwartier ben je nog weinig opgeschoten. Herkenbaar? Voor veel werkers in de ggz wel.”

Handig voor op je bureau

Het boek is ervoor gemaakt om op je bureau te laten liggen als handig naslagwerk wanneer er nog een taaie verwijsbrief op je ligt te wachten. Het begint met een hoofdstuk waarin een handige checklist is opgenomen waar elk verslag aan hoort te voldoen. In de hoofdstukken daarna volgen er nog veel meer van dat soort behulpzame opsommingen. Eén daarvan is bijvoorbeeld op bladzijde 68 te vinden: twintig alternatieven voor de bekende frase ‘cliënt geeft aan’, zoals bijvoorbeeld ‘cliënt maakt duidelijk’, ‘cliënt merkt op’ of ‘cliënt ervaart’.

Het boek zelf is opgedeeld in twee delen; het eerste gaat over de hoofdlijnen die komen kijken bij het verslagleggen. Verschillende hoofdstukken bespreken objectief schrijven, het ontwikkelen van een heldere schrijfstijl en het schrijven van e-mails en brieven. In het tweede deel lees je vervolgens over de verschillende soorten verslagen die de ggz kent, zoals het intakeverslag, het behandelplan of een gespreksverslag. Daarbij wordt eerst ingegaan op het doel en de lezers van een verslag. Vervolgens lopen de auteurs stap voor stap door een verslag heen. Met behulp van voorbeelden uit de praktijk laten ze zien wanneer een tekst wel of niet prettig leest.

Met regelgeving in je achterhoofd

In de praktijk blijkt dat het vaak lastig is de uitgangspunten van wet- en regelgeving helder voor ogen te hebben bij het schrijven van een verslag. Schrijf je bijvoorbeeld: “Cliënt gaat elke zaterdag naar de synagoge in Amsterdam-Zuid en vindt hier veel troost.”, dan leg je in principe meer vast dan strikt noodzakelijk is. De AVG refereert bijvoorbeeld naar bijzondere persoonsgegevens zoals iemands herkomst, ras, geloof of seksuele geaardheid. Deze gegevens mag je niet zomaar verwerken, tenzij er een wettelijke uitzondering is. In bovenstaand voorbeeld kun je daarom beter schrijven “Cliënt bezoekt wekelijks een religieuze bijeenkomst en vindt hier veel troost.”

In het hoofdstuk ‘AVG en verslagleggen’ gaan de schrijvers op deze problemen in. Zij bespreken op een leesbare en praktische manier met welke wet- en regelgeving je mee te maken hebt in het gesprek met en over de cliënt. En essentieel: hoe je dit verwerkt in een verslag. De hoofdstelling: selecteer wat relevant is voor jouw hulpverlening.

Het piramideprincipe

Een belangrijk aha-moment kreeg ik bij het lezen van het volgende citaat: “Te lange gespreksverslagen hebben vaak als oorzaak dat de behandelaar niet voldoende afstand heeft tot de situatie van cliënten.” Dat geeft precies mijn valkuil weer. En waar meer hulpverleners last van hebben. Nog vol van een gesprek waarbij veel emotionele onderwerpen aan bod zijn gekomen, schrijf je zo een lange lap tekst. Met als resultaat een ongestructureerd verhaal zonder kern.
De schrijvers van dit boek zeggen: schrijf eerst kernwoorden op. Niet alleen is dat tijdbesparend, maar ook bepaal je daarmee wat er wel en niet in een verslag komt. Dat voorkomt dat je te veel informatie in een verslag zet die uiteindelijk niemand leest.
De meeste brieven en verslagen worden namelijk vooral scannend gelezen. De lezer selecteert vooral de kernboodschap. In het boek wordt dan ook het belang van een overzichtelijke tekst benadrukt met een duidelijke opbouw en een kern. Zij hanteren hiervoor het piramideprincipe: zet de kernboodschap voorop. Daarna presenteer je de toelichting of de uitleg van je kernboodschap.

Om die kern op papier te krijgen, helpt het eerst kernwoorden te noteren, vervolgens met vaart je tekst te schrijven en deze pas op een later moment af te werken.

Neem de tijd voor dit boek

Vrijwel geen hulpverlener komt eronder uit: verslagen schrijven. Daarom zou ik stellen dat dit boek op het bureau van iedere hulpverlener moet liggen. Niet alleen gaat het in op de concrete inhoud van verslagen, maar ook wat er schuilgaat achter het (stagnerende) schrijfproces van de professional die altijd werkt onder tijdsdruk. Dus juist als je geen tijd hebt omdat je het druk hebt, neem vooral de tijd voor dit boek!

Nicole Baars, Eline Janssen: Verslagleggen in de ggz. Uitgeverij Boom, 176 pagina’s; €21,50, ISBN 97890224436439.
Beoordeling: *****